Sollecito di pagamento: come scriverlo senza perdere il cliente

Il lavoro è fatto, la fattura è partita, la scadenza è passata. E tu rimandi il messaggio da giorni, perché non vuoi passare per quello che sta col fiato sul collo.

È normale. Ma intanto quei soldi li hai già anticipati tu: materiale, ore, stipendi. Un sollecito scritto bene ti fa pagare e ti lascia il cliente. Vediamo come.

Perché rimandiamo il sollecito

Quasi sempre per tre motivi: la paura di perdere il cliente, l'imbarazzo di chiedere soldi a qualcuno che conosci, e il tempo che non c'è mai.

Il guaio è che chi non viene sollecitato, di solito, paga per ultimo. Quando i soldi sono pochi, il cliente paga prima chi glieli chiede. Il tuo silenzio non lo protegge: ti mette in fondo alla fila.

Quando mandare il sollecito

Non esiste una regola di legge sui tempi dei solleciti. Funziona questo ritmo:

• Promemoria qualche giorno prima della scadenza, solo con i clienti che pagano spesso in ritardo.
• Primo sollecito nei primi giorni dopo la scadenza.
• Secondo sollecito dopo una o due settimane senza pagamento né risposta.
• Terzo sollecito dopo un'altra settimana o due.

Meglio un giorno lavorativo, di mattina. Un sollecito che arriva la domenica sera sembra uno sfogo, anche quando non lo è.

Cosa deve esserci in ogni sollecito

• Numero, importo e scadenza della fattura.
• Come pagare: IBAN, intestatario e causale.
• Dal secondo sollecito, una data precisa entro cui pagare. Non «appena può»: «entro il 2 novembre».
• La frase per chi ha già pagato: «Se nel frattempo ha già provveduto, non tenga conto di questo messaggio».
• La tua firma, con il nome della tua impresa.

Tre modelli pronti

Primo sollecito: gentile

Dà per scontato che sia una svista. Chi ha già pagato non si sente accusato, chi non l'ha fatto si sente ricordato.

Oggetto: Fattura n. 118: forse le è sfuggita

Buongiorno sig. Bianchi,

da un controllo dei pagamenti, la fattura n. 118 di 3.600,00 €, scaduta il 6 ottobre, risulta ancora aperta.

Immagino sia solo una svista: capita a tutti, soprattutto nei periodi pieni di lavoro.

Quando ha un momento, può saldarla con un bonifico: trova i dati qui sotto.

Se nel frattempo ha già provveduto, non tenga conto di questo messaggio.

Dati per il pagamento
IBAN: [il tuo IBAN]
Causale: Saldo fattura n. 118

Grazie per la collaborazione e buona giornata,
Marco Rossi
Rossi Termoidraulica

Secondo sollecito: chiaro, con una data

Dice apertamente perché per te è importante e chiede di pagare entro una data. Lascia la porta aperta a chi ha un problema vero.

Oggetto: Fattura n. 118 ancora da saldare

Buongiorno sig. Bianchi,

le scrivo di nuovo per la fattura n. 118 di 3.600,00 €, scaduta il 6 ottobre e ancora aperta.

Capisco che ci possano essere momenti complicati, e il rapporto con lei per me conta. Proprio per questo preferisco parlarne apertamente: per un'impresa come la nostra, essere pagati con puntualità è ciò che ci permette di pagare a nostra volta fornitori e collaboratori.

Le chiedo quindi di saldare la fattura entro il 2 novembre. Se c'è un problema, anche solo di tempi, mi risponda pure a questa email: preferisco trovare insieme una soluzione piuttosto che lasciare la cosa in sospeso.

Se nel frattempo ha già provveduto, non tenga conto di questo messaggio.

Grazie per la collaborazione e cordiali saluti,
Marco Rossi
Rossi Termoidraulica

Terzo sollecito: ultimo avviso

È fermo, ma non chiude il rapporto. Annuncia il passo successivo e lascia ancora una via d'uscita.

Oggetto: Terzo avviso: fattura n. 118

Buongiorno sig. Bianchi,

è la terza volta che le scrivo per la fattura n. 118 di 3.600,00 €, scaduta il 6 ottobre. Ad oggi non ho ricevuto né il pagamento né una risposta, e glielo dico con franchezza: mi dispiace, perché ho sempre cercato di lavorare con lei in modo corretto.

Le chiedo di saldare l'importo entro il 10 novembre. Trascorsa questa data dovrò procedere per vie formali per il recupero del credito, a partire dalla messa in mora. È un passaggio che preferirei davvero evitare, a tutela di entrambi.

Se c'è un motivo che le impedisce di pagare, mi contatti entro quella data: sono ancora disponibile a trovare una soluzione.

Distinti saluti,
Marco Rossi
Rossi Termoidraulica

Lei o tu?

Come vi parlate davvero. Se al telefono vi date del tu, un sollecito con il Lei suona freddo, quasi un avvertimento. Se scrivi all'ufficio amministrativo di un'azienda, il Lei è d'obbligo.

Gli errori che fanno arrabbiare il cliente

• Scusarsi. «Scusi il disturbo» dice che stai chiedendo un favore. Stai chiedendo una cosa tua: al posto delle scuse, «grazie per la collaborazione».
• Accusare. «Non avete ancora pagato» mette il cliente sulla difensiva. «Risulta ancora aperta» descrive un fatto.
• Minacciare al primo messaggio. Le vie legali si nominano al terzo, non al primo.
• Sollecitare davanti ad altri. Mai in copia a colleghi o in una chat di gruppo.
• Restare vaghi. Senza IBAN e senza una data, il pagamento scivola in fondo alla pila.

E se nel frattempo ha già pagato?

Succede: il bonifico si incrocia con il messaggio. Per questo ogni modello chiude con «se ha già provveduto, non tenga conto di questo messaggio». Prima di scrivere, controlla l'estratto conto. Se ti accorgi dopo che aveva già pagato, rispondi subito con un grazie: chiude la questione con eleganza.

Dopo il terzo sollecito

Se il cliente non paga e non risponde nemmeno all'ultimo avviso, il passo successivo è la lettera di messa in mora. In Sollecito Facile, dopo il terzo sollecito, la trovi già pronta con i dati della fattura. Tra imprese, intanto, sul ritardo corrono già gli interessi di mora.