Sollecito di pagamento in inglese: i modelli per i clienti esteri

Il cliente è a Vienna o a Lione, la fattura è scaduta da settimane e tu non scrivi. Non per paura del cliente: per paura dell'inglese. Di sbagliare una parola e sembrare scortese o, peggio, poco professionale.

Ti serve meno di quanto pensi: tre email, sempre le stesse, e una manciata di parole. Eccole, pronte da copiare.

Come si dice sollecito di pagamento in inglese

Il sollecito di pagamento è il payment reminder. La fattura scaduta è una overdue invoice. I passi sono gli stessi di un sollecito di pagamento in italiano:

• First reminder: il primo sollecito, cortese.
• Second reminder: il secondo, con una data precisa.
• Final notice: l'ultimo avviso prima delle vie legali.

Cosa deve esserci in ogni email

• Numero, importo e scadenza della fattura.
• I dati per il bonifico: intestatario (account holder), IBAN, SWIFT/BIC e causale (payment reference).
• Dal secondo sollecito, una data precisa entro cui pagare.
• La frase per chi ha già pagato: «If you have already made this payment, please disregard this message».
• La tua firma, con il nome della tua impresa.

Tre modelli di email in inglese per le fatture scadute

Se preferisci la carta, vanno bene anche come lettera di sollecito di pagamento in inglese.

First reminder: il primo sollecito, cortese

Subject: Payment reminder: Invoice No. 118

Dear Mr Bianchi,

According to our records, Invoice No. 118 for EUR 3,600.00, due on 6 October 2026, remains unpaid.

We understand this may simply have been overlooked. You can settle it by bank transfer using the details below.

Payment details
Account holder: Rossi Termoidraulica
IBAN: [il tuo IBAN]
SWIFT/BIC: [il tuo codice SWIFT/BIC]
Payment reference: Invoice No. 118

If you have already made this payment, please disregard this message.

Thank you for your cooperation.

Kind regards,
Marco Rossi
Rossi Termoidraulica

Il tono: cortese e neutro. Dà per scontato che sia una svista: «remains unpaid» descrive un fatto, non accusa nessuno.

Second reminder: il secondo sollecito, con una data

Subject: Second reminder: Invoice No. 118 overdue

Dear Mr Bianchi,

I am writing again about Invoice No. 118 for EUR 3,600.00, which was due on 6 October 2026 and is still outstanding.

We value our working relationship. For a business like ours, being paid on time is what allows us to pay our own suppliers and staff.

Please arrange payment by 2 November 2026. If there is any problem, just reply to this email and we will find a solution together.

Payment details
Account holder: Rossi Termoidraulica
IBAN: [il tuo IBAN]
SWIFT/BIC: [il tuo codice SWIFT/BIC]
Payment reference: Invoice No. 118

If you have already made this payment, please disregard this message.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Kind regards,
Marco Rossi
Rossi Termoidraulica

Il tono: chiaro e ancora cordiale. Spiega perché per te conta, chiede una data precisa e lascia la porta aperta a chi ha un problema vero.

Final notice: l'ultimo avviso prima delle vie legali

Subject: Final notice: Invoice No. 118

Dear Mr Bianchi,

Despite our previous reminders, Invoice No. 118 for EUR 3,600.00, due on 6 October 2026, remains unpaid, and we have not received a reply.

Please settle the full amount by 10 November 2026. If payment is not received by that date, we will take formal steps to recover the debt, starting with a formal notice of default.

As this is a commercial transaction between businesses, we also reserve the right to claim statutory interest for late payment and a fixed compensation of EUR 40 for recovery costs, under Directive 2011/7/EU on late payment.

If you are unable to pay for any reason, please contact me before that date: I am still willing to find a solution.

Payment details
Account holder: Rossi Termoidraulica
IBAN: [il tuo IBAN]
SWIFT/BIC: [il tuo codice SWIFT/BIC]
Payment reference: Invoice No. 118

If you have already made this payment, please disregard this notice.

Yours sincerely,
Marco Rossi
Rossi Termoidraulica

Il tono: fermo ma corretto. Dice cosa succede dopo e lascia ancora una via d'uscita. La frase sugli interessi tienila solo se il cliente è un'impresa di un altro Paese UE.

Modello breve per WhatsApp o chat

Hello Mr Bianchi, this is Marco Rossi from Rossi Termoidraulica. Just a reminder that Invoice No. 118 for EUR 3,600.00 was due on 6 October 2026 and is still open.
Bank details: IBAN [il tuo IBAN], SWIFT/BIC [il tuo codice SWIFT/BIC], payment reference: Invoice No. 118.
If you have already paid, please ignore this message. Thank you!

Il tono: breve e diretto, come in chat. Solo con i clienti che ti scrivono già lì e solo per il primo sollecito. Orari e regole li trovi nel sollecito su WhatsApp.

Il tono giusto in inglese

• Niente scuse. «Sorry to bother you» suona come se chiedessi un favore. Chiedi una cosa tua: al posto delle scuse, «Thank you for your cooperation» o «Thank you for your prompt attention to this matter».
• Fatti, non accuse. «You haven't paid» mette il cliente sulla difensiva; «remains unpaid» descrive un fatto.
• «Please» non è debole. «Please arrange payment by 2 November 2026» è gentile e fermo insieme.
• Date in lettere. 06/10/2026 per un inglese è il 6 ottobre, per un americano il 10 giugno. Scrivi «6 October 2026».
• Importi. Il punto e la virgola si scambiano di posto: 3.600,00 € diventa EUR 3,600.00.

Inglese britannico o americano? I modelli vanno bene per tutti e due. Con un cliente negli Stati Uniti cambiano solo dettagli: «Mr. Bianchi» con il punto e «Sincerely» al posto di «Yours sincerely».

Glossario: le parole che ti servono

Se il cliente è un'impresa di un altro Paese UE

In tutti i Paesi dell'Unione, tra imprese valgono le regole minime della direttiva 2011/7/UE sui ritardi di pagamento, che ogni Paese ha portato nella sua legge. In Italia sono nel D.Lgs. 231/2002.

• Gli interessi di mora corrono da soli, dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di sollecito (articolo 3). Se non avete concordato una scadenza, dopo 30 giorni da quando il cliente ha ricevuto la fattura.
• Il tasso legale è il tasso di riferimento della Banca centrale europea (nei Paesi dell'euro) più almeno 8 punti (articolo 2), se nel contratto non ne avete concordato un altro. Cambia da Paese a Paese: in Italia, dal 1° luglio al 31 dicembre 2026, è 10,40% (vedi gli interessi di mora tra imprese).
• Almeno 40 € per le spese di recupero, per ogni fattura pagata in ritardo, senza sollecito (articolo 6). Se hai speso di più, per esempio per un avvocato, puoi chiedere anche il resto, purché ragionevole.
• Con i privati no. La direttiva vale tra imprese e con la Pubblica Amministrazione, non con i consumatori.

Fuori dall'Unione, per esempio nel Regno Unito o negli Stati Uniti, dipende dal contratto e dalla legge che lo regola. Nel dubbio, chiedi al tuo avvocato e togli dal final notice la frase sugli interessi: il sollecito funziona anche senza.

Dopo il final notice

Se il cliente non paga nemmeno dopo l'ultimo avviso, il passo successivo è la lettera di messa in mora. Un cliente estero però di solito non ha la PEC, che è un sistema italiano: si può usare la raccomandata internazionale con avviso di ricevimento, che dà la prova della consegna.

Per i crediti che il cliente non contesta, tra i Paesi dell'Unione tranne la Danimarca esiste anche l'ingiunzione di pagamento europea (regolamento CE n. 1896/2006). In che lingua scrivere la lettera e quale strada seguire, decidilo con un avvocato: con un cliente estero è il momento in cui serve davvero.

Fonti: direttiva 2011/7/UE, articoli 2, 3 e 6, su EUR-Lex; regolamento CE n. 1896/2006 su EUR-Lex; D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231 su Normattiva; comunicato del Ministero dell'Economia e delle Finanze, Gazzetta Ufficiale n. 163 del 16 luglio 2026.

Le informazioni di questa guida sono un aiuto pratico, non una consulenza legale: per il tuo caso senti il tuo avvocato o il commercialista.