Recupero crediti per piccole imprese: cosa fare da solo e quando chiedere aiuto

Fai il lavoro, mandi la fattura, e poi ti tocca fare anche l'ufficio crediti. La sera, dopo il cantiere, scorri l'estratto conto e ti chiedi chi ti deve ancora pagare, e da quanto. Non è il tuo mestiere, e ogni telefonata da fare pesa più del lavoro stesso.

La buona notizia: buona parte del recupero crediti di una piccola impresa si fa senza giudice e senza avvocato. Serve un metodo, non un ufficio.

Recupero crediti: come funziona

Le strade sono due.

Stragiudiziale, cioè fuori dal tribunale. Il recupero crediti stragiudiziale è tutto quello che fai per farti pagare senza andare dal giudice: i solleciti, la telefonata, un piano di rientro a rate, la lettera di messa in mora. Lo puoi fare tu, da solo. Oppure lo può fare per tuo conto un'agenzia di recupero crediti o un avvocato.

Giudiziale, cioè davanti al giudice. Per una fattura non pagata la via più comune è il decreto ingiuntivo: il giudice ordina al cliente di pagare, sulla base di una prova scritta del credito (articolo 633 del Codice di procedura civile). Qui, di regola, serve un avvocato.

Il recupero crediti fai da te si ferma alla messa in mora. Fino a lì, però, hai parecchi strumenti, e ti costano solo un po' del tuo tempo.

Gestione crediti nelle piccole imprese: il sistema

Con i crediti insoluti, spesso il problema non è solo il cliente: è che nessuno gli chiede di pagare al momento giusto. Il sollecito parte quando te ne ricordi, cioè tardi, e con il tono di chi è già arrabbiato.

La gestione dei crediti in una piccola impresa sta tutta qui: decidi le regole una volta, poi le segui.

1. Lo scadenzario

Una sola lista con tutte le fatture aperte: cliente, numero, importo, scadenza, solleciti fatti. Basta un foglio di calcolo. Una volta a settimana, sempre lo stesso giorno, la confronti con l'estratto conto e segni chi ha pagato.

2. Solleciti a giorni fissi

Non esiste una regola di legge sui tempi dei solleciti. Conta che i giorni li scegli prima e li rispetti, con tutti i clienti. Per esempio:

3. La regola dei tre solleciti

Tre messaggi scritti, ognuno con un compito: il primo ricorda, il secondo chiede una data, il terzo annuncia il passo successivo. Non andare oltre: un quarto sollecito insegna al cliente che può aspettare ancora. I testi pronti li trovi nella guida al sollecito di pagamento.

4. La telefonata

Quando le email restano senza risposta, chiama. Al telefono è più facile capire il motivo vero del ritardo e farsi dare una data. Dopo la telefonata, scrivi due righe di riepilogo per email: quello che a voce si dimentica, per iscritto resta.

5. La messa in mora

Se anche l'ultimo avviso cade nel vuoto, la lettera di messa in mora è la richiesta formale e scritta di pagare (articolo 1219 del Codice civile). La puoi scrivere tu e la mandi con PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno.

Modello: la telefonata di sollecito

Prepara la telefonata prima di comporre il numero: fattura davanti, una data in testa. Breve, calma, concreta.

1. Presentati: «Buongiorno sig. Bianchi, sono Marco Rossi di Rossi Termoidraulica.»
2. Il motivo, subito: «La chiamo per la fattura n. 118 di 3.600,00 €, scaduta il 6 ottobre. Le ho scritto per email, ma preferisco sentirla di persona.»
3. Una domanda aperta, poi ascolta: «C'è qualcosa che non va con il lavoro o con la fattura?»
4. Chiedi una data: «Entro quando riesce a fare il bonifico?»
5. Se il problema sono i soldi: «Possiamo vedere un pagamento a rate. Le mando una proposta per email.»
6. Chiudi con il riepilogo: «Allora segno il [data] per il bonifico e le mando due righe di conferma. Grazie per la collaborazione.»

Se il cliente ti dà una data e poi la salta, leggi cosa scrivere quando il cliente ha promesso di pagare e non l'ha fatto.

Modello: il piano di rientro

Se il cliente vuole pagare ma non ce la fa tutto insieme, un piano a rate scritto vale più di tre promesse a voce. Mettilo sempre per iscritto e chiedi al cliente di rispondere confermando: il riconoscimento del debito da parte sua interrompe anche la prescrizione (articolo 2944 del Codice civile).

Oggetto: Fattura n. 118: piano di pagamento concordato

Buongiorno sig. Bianchi,

come d'accordo al telefono, le riepilogo il piano per il pagamento della fattura n. 118 di 3.600,00 €, scaduta il 6 ottobre 2026:

- 1.200,00 € entro il 16 novembre 2026
- 1.200,00 € entro il 16 dicembre 2026
- 1.200,00 € entro il 15 gennaio 2027

Dati per il pagamento
IBAN: [il tuo IBAN]
Causale: Fattura n. 118, rata [1, 2 o 3] di 3

Se una rata non arriva entro [5] giorni dalla sua data, il piano si considera annullato e le chiederò di pagare subito tutto l'importo ancora aperto.

Le chiedo di rispondere a questa email scrivendo «Confermo il piano di pagamento»: così è chiaro per entrambi.

Grazie per la collaborazione,
Marco Rossi
Rossi Termoidraulica

Segna le date delle rate nello scadenzario, come fossero nuove scadenze. Tra imprese, sul ritardo corrono gli interessi di mora: se vuoi, puoi rinunciarci in cambio del rispetto del piano, e scriverlo nell'email.

Quando servono un'agenzia o un avvocato

Non sono l'ultima spiaggia: sono strumenti, e a volte sono quelli giusti.

L'agenzia di recupero crediti

Fa il recupero stragiudiziale per conto tuo: lettere, telefonate, accordi di pagamento. In Italia, per recuperare crediti per conto di terzi serve la licenza del Questore prevista dall'articolo 115 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (TULPS).

Ha senso quando hai molti crediti da seguire e nessuno che lo faccia, quando il cliente non risponde più a te, o quando vuoi tenere separato il lavoro dalla riscossione.

Prima di affidare una pratica:

• Chiedi la licenza. Le operazioni che l'agenzia può svolgere e le sue tariffe devono essere rese note: esposte nei locali, oppure comunicate a te insieme alla licenza (articoli 115 e 120 TULPS).
• Fatti dare il preventivo per iscritto. Con tutte le voci: compenso, spese, durata dell'incarico.

Quanto costa un'agenzia di recupero crediti? Non c'è una tariffa unica. Spesso il compenso è una provvigione, cioè una percentuale su quanto recuperano o sull'importo affidato, ma le condizioni cambiano da un'agenzia all'altra e da una pratica all'altra. Confronta due o tre preventivi scritti e chiedi sempre cosa paghi se non recuperano niente.

L'avvocato

Serve quando il cliente contesta il lavoro o la fattura, quando l'importo è importante, o quando solleciti e messa in mora non sono bastati e vuoi passare al decreto ingiuntivo. Con certi clienti, poi, una lettera dell'avvocato pesa più della tua. Anche qui, chiedi un preventivo scritto. E non lasciar passare troppo tempo: più aspetti, meno strade restano aperte.

Prevenire costa meno che recuperare

Il recupero crediti migliore è quello che non devi fare. Tre abitudini:

• Preventivo firmato. Prima di iniziare, fatti firmare il preventivo con importo e condizioni di pagamento. Se un giorno servisse il decreto ingiuntivo, è una prova scritta in più.
• Acconto. Sui lavori importanti, o con i clienti nuovi, chiedi un acconto all'inizio e, se il lavoro è lungo, pagamenti a stati di avanzamento.
• Condizioni chiare in fattura. Una scadenza precisa («da pagare entro il 6 ottobre 2026»), l'IBAN e la causale da usare. «Pagamento a 30 giorni» lascia spazio ai dubbi: una data no.

Ogni mattina, non quando te ne ricordi

Il sistema funziona se lo segui sempre, anche nelle settimane in cui sei in cantiere dalla mattina alla sera. Sollecito Facile è l'ufficio crediti che non hai: ogni mattina ti dice quali fatture sollecitare, quando e con quali parole, e prepara il messaggio. Tu lo controlli e decidi se mandarlo. Vedi come funziona.

Fonti: articoli 115 e 120 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (R.D. 18 giugno 1931, n. 773); articoli 1219 e 2944 del Codice civile; articolo 633 del Codice di procedura civile.

Le informazioni di questa guida sono un aiuto pratico, non una consulenza legale: per il tuo caso senti il tuo avvocato o il commercialista.