Fattura non pagata: cosa fare, dal primo sollecito al giudice

La scadenza è passata e il bonifico non è arrivato. Il lavoro l'hai fatto, il materiale l'hai pagato tu, e adesso temi di fare la mossa sbagliata: perdere il cliente, o i soldi. Non devi inventarti niente: c'è una strada, e ogni passo ha il suo momento.

Fattura non pagata: cosa succede

Il credito resta tuo, e la legge ti dà gli strumenti per chiederlo.

• Tra imprese corrono gli interessi di mora, dal giorno dopo la scadenza e senza bisogno di lettere. Dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 il tasso è 10,40%, più 40 € fissi per le spese di recupero (D.Lgs. 231/2002). Sulla fattura n. 118 di 3.600,00 €, 60 giorni di ritardo valgono 61,55 € di interessi. Con i clienti privati valgono invece gli interessi legali. I dettagli sono nella guida agli interessi di mora tra imprese.
• Il tempo corre. Se passano anni senza una richiesta scritta, il credito rischia la prescrizione.

Fattura scaduta: cosa fare, passo per passo

I tempi sono indicativi e partono dalla scadenza. Nessuna legge li fissa: conta la costanza.

1. Controlla che sia davvero non pagata (il giorno dopo la scadenza)

Guarda l'estratto conto, compresi i bonifici con una causale sbagliata o un importo diverso, e gli avvisi di RiBa insolute della banca. Controlla anche la posta: magari il cliente ha contestato qualcosa e ti è sfuggito. Un sollecito a chi ha già pagato è un piccolo autogol: cinque minuti di controllo lo evitano.

2. Primo sollecito (nei primi giorni)

Gentile: dà per scontato che sia una svista. Numero, importo, scadenza, IBAN. I modelli sono nella guida al sollecito di pagamento. Se con quel cliente vi scrivete su WhatsApp, ecco come fare il sollecito su WhatsApp.

3. Secondo sollecito, con una data (dopo una o due settimane)

Chiaro, con una data precisa: «entro il 2 novembre», non «appena può». Se il cliente ti aveva promesso una data e non l'ha rispettata, usa il messaggio per la promessa non mantenuta.

4. Terzo sollecito, ultimo avviso (dopo un'altra settimana o due)

Fermo, ma senza chiudere il rapporto. Annuncia la messa in mora e dà ancora una data. È il terzo modello della guida al sollecito.

5. Una telefonata (subito dopo l'ultimo avviso)

Un'email si ignora, una voce meno. Chiedi una cosa sola: «Quando riesce a pagare?». Se ti dà una data, confermala per iscritto lo stesso giorno. Se il cliente è anche un amico, leggi come sollecitare un amico senza rovinare tutto.

6. Piano di rientro a rate (se il problema è la liquidità)

Se il cliente vuole pagare ma non ce la fa tutto insieme, delle rate scritte valgono più di tre promesse a voce: date e importi precisi, firma di tutti e due. Gli interessi di mora possono fare da leva: ci rinunci se le rate arrivano puntuali. Il modello è qui sotto.

7. Messa in mora con PEC o raccomandata (passata la data dell'ultimo avviso)

Se non paga e non risponde, manda la lettera di messa in mora: la richiesta formale di pagare, di solito entro 15 giorni dal ricevimento (articolo 1219 del Codice civile). Va spedita con PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno, per avere la prova che l'ha ricevuta. La puoi scrivere tu. Se vuoi arrivare a sciogliere il contratto, si usa la diffida ad adempiere.

8. Decreto ingiuntivo con l'avvocato (scaduto il termine della messa in mora)

È l'ordine di pagare emesso dal giudice, su ricorso del tuo avvocato. Per i crediti di imprese e lavoratori autonomi, la fattura elettronica passata dal Sistema di interscambio vale come prova scritta (articolo 634 del Codice di procedura civile). Il cliente ha di regola 40 giorni per opporsi; se non lo fa, il giudice dichiara il decreto esecutivo (articoli 641 e 647). Tutti i passaggi sono nella guida al decreto ingiuntivo per fattura non pagata.

9. Recupero crediti esterno (se preferisci delegare)

Se non vuoi seguire tu la pratica, o i crediti aperti sono tanti, puoi affidarla a un'agenzia. Per recuperare crediti per conto di altri senza passare dal giudice, l'agenzia deve avere la licenza del questore (articolo 115 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza): chiedi di vederla prima di firmare. Quando conviene, lo trovi nella guida al recupero crediti per piccole imprese.

Il modello: accordo di pagamento a rate

Breve, chiaro, firmato da tutti e due. Fanne due copie, una per parte.

ACCORDO DI PAGAMENTO A RATE

Tra Rossi Termoidraulica di Marco Rossi, [indirizzo e partita IVA], creditore,
e [nome e cognome o ragione sociale del cliente], [indirizzo e codice fiscale o partita IVA], debitore,
si conviene quanto segue.

1. Il debitore riconosce di dovere al creditore 3.600,00 € per la fattura n. 118, scaduta il 6 ottobre 2026.

2. L'importo sarà pagato in 3 rate, con bonifico sull'IBAN [il tuo IBAN], causale «Fattura n. 118, rata [numero]»:
- 1.200,00 € entro il 15 novembre 2026;
- 1.200,00 € entro il 15 dicembre 2026;
- 1.200,00 € entro il 15 gennaio 2027.

3. Se una rata non viene pagata entro [15] giorni dalla sua scadenza, il debitore perde il beneficio delle rate e tutto l'importo ancora dovuto diventa subito esigibile.

4. Se tutte le rate sono pagate alle scadenze indicate, il creditore rinuncia agli interessi di mora maturati. In caso contrario, restano dovuti.

5. Il debitore può pagare in anticipo, in tutto o in parte, in qualsiasi momento.

[luogo], [data]

Il creditore ______________________

Il debitore ______________________

Firmato dal cliente, l'accordo vale anche come riconoscimento del debito: interrompe la prescrizione (articolo 2944 del Codice civile) e ti sarà utile se un giorno dovessi andare dal giudice.

Fattura non pagata: è reato?

Di norma no. Chi non paga una fattura è inadempiente: è una questione civile, che si affronta con la messa in mora e il decreto ingiuntivo, non con una denuncia.

Il caso limite è l'insolvenza fraudolenta (articolo 641 del Codice penale): qualcuno nasconde di essere già insolvente e si impegna con il proposito di non pagare. Quel proposito deve esserci fin dall'inizio: le difficoltà arrivate dopo non bastano. Si procede solo con la querela della persona offesa, la pena è la reclusione fino a due anni o la multa fino a 516 €, e il pagamento prima della condanna estingue il reato. Se ci sono veri raggiri, si può parlare di truffa (articolo 640).

Quindi niente «la denuncio» nei solleciti. Se sospetti di essere stato raggirato fin dall'inizio, senti subito un avvocato: per la querela ci sono termini da rispettare.

Fattura non pagata: IVA e tasse

Di regola l'IVA della fattura emessa la versi anche se il cliente non ha ancora pagato (articolo 6 del DPR 633/1972). Fa eccezione chi ha scelto l'IVA per cassa: l'imposta si versa quando incassi o, al più tardi, dopo un anno.

Recuperare l'IVA già versata con una nota di variazione (articolo 26 del DPR 633/1972) si può solo in casi precisi: se il cliente è sottoposto a una procedura concorsuale, come il concordato preventivo, oppure se un pignoramento resta senza esito, per esempio perché l'ufficiale giudiziario non trova beni da pignorare. Il ritardo, anche lungo, non basta. E se poi il cliente paga, l'IVA va versata di nuovo.

Tempi e modi li valuta il tuo commercialista, come le imposte sui redditi, che dipendono dal tuo regime contabile.

Gli errori che allungano i tempi

• Aspettare. Ogni settimana di silenzio dice al cliente che puoi aspettare ancora.
• Solleciti senza data. «Appena può» non è una scadenza.
• Accordi a voce. Promesse e rate vanno messe per iscritto, anche solo in un'email.
• Un tono diverso ogni volta. Gentile, poi furioso, poi di nuovo gentile: il cliente capisce che non c'è un metodo.
• La messa in mora per email o WhatsApp. Senza PEC o raccomandata non hai la prova che l'ha ricevuta.
• Nuovi lavori come se niente fosse. Fanno crescere il debito, non il rapporto.
• Documenti sparsi. Preventivo firmato, ordine, documenti di trasporto, email: all'avvocato serviranno tutti.

Il metodo conta più del tono

Non serve essere duri: serve fare il passo giusto al momento giusto, ogni volta. In Sollecito Facile questa scaletta è già impostata: ogni mattina trovi pronto il messaggio giusto per ogni fattura scaduta e, dopo il terzo sollecito, la messa in mora. Tu controlli e decidi cosa parte. Ecco come funziona.

Fonti: articolo 641 del Codice penale; articoli 6 e 26 del DPR 633/1972; articoli 634, 641 e 647 del Codice di procedura civile; articolo 2944 del Codice civile; articolo 115 del TULPS; D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231, su Normattiva; comunicato del Ministero dell'Economia e delle Finanze, Gazzetta Ufficiale n. 163 del 16 luglio 2026; Ministero della Giustizia, Ritardi nei pagamenti; Agenzia delle Entrate, L'IVA per cassa.

Le informazioni di questa guida sono un aiuto pratico, non una consulenza legale: per il tuo caso senti il tuo avvocato o il commercialista.